Prueba a gestionar tu tiempo: ¡ganarás en productividad!

Después de un debate informal y amistoso, empecé a plantearme seriamente la gestión de mi tiempo. Sin duda, el modo en que organizamos nuestro tiempo influye en nosotros y en los que nos rodean.

 

¿Por dónde podemos empezar? A la hora de organizar nuestras tareas/deberes, en cualquier ámbito de la vida, hacemos un proceso de etiquetado (o eso sería lo ideal). Las etiquetas que debemos utilizar son: urgente e importante. Dentro de estos dos conceptos (a priori nada subjetivos) nos encontramos un amplio abanico de grados. Es decir, más o menos urgente / más o menos importante.

 

> Aterrizando ideas: lo importante está ligado a consecuencias y efectos, y lo urgente está relacionado con la necesidad de llegar a tiempo.

El concepto “urgente” se utiliza cada vez más. A menudo, sin medida, e incluso sin una razón lógica para hacerlo. Esto nos lleva a una situación común pero no por ello menos preocupante: pasan los días, las semanas, los meses… utilizando nuestro tiempo en “apagar fuegos”, cubriendo esas tareas urgentes, con el convencimiento de que son importantes.

 

De hecho, cuando decidimos dedicar nuestra concentración y esfuerzo a desarrollar una tarea importante, nos vemos interrumpidos constantemente por peticiones urgentes, que más nos valdría relativizar.

Como consecuencia el estrés y la ansiedad se harán patentes. Este será el resultado de no poder controlar nuestro tiempo: frustración por no llegar a los objetivos marcados, irritabilidad o nerviosismo.

 

Una de las maneras para evitar o mejorar este estado negativo es desarrollar la asertividad. Ponerla en práctica implica el respeto por los demás y por las propias decisiones, así como la buena comunicación de éstas. Un ejemplo claro es “aprender a decir no con mano izquierda”.

Cuando gestionamos nuestro tiempo, deberíamos enmarcar nuestras tareas y acciones en estos cuatro cuadrantes:

 

Podéis hacer el ejercicio de clasificación con algunas habituales como: llamadas de trabajo, formación, emails, reuniones, visitas imprevistas, peticiones de superiores o compañeros, viajes, visitas a clientes, familia, relaciones profesionales, salud, whatsapp, creatividad, programación, amigos, documentación, deporte…

 

Seguro que habéis descubierto algún que otro ladrón de tiempo. Por lo que podemos encontrar una tercera variable… ¡las actividades circunstanciales! Tareas innecesarias en tu vida, gasto de tiempo inútil, cuyo origen es la pura comodidad o el hecho de ser “socialmente correctas”.


Por ello, una incorrecta planificación del tiempo puede ser la causa de un sufrimiento o angustia de la que no encontramos el origen. Es decir, no poner empeño en planificar las tareas y actividades a desarrollar dificulta alcanzar los objetivos, lo que termina afectando a la motivación y nos resta la energía necesaria para lograr las metas marcadas.

 

Sólo un par de consejos para comenzar a gestionar nuestro tiempo:

  •  Tener nuestros objetivos claros, priorizados y gestionados adecuadamente.
  • Cuando te escuches diciendo “no tengo tiempo”, reflexiona y date cuenta de qué otras actividades has llevado a cabo siendo menos importantes y/o relevantes para tu futuro o desarrollo.

 

Cuando lo analizamos con calma, solemos llegar a la conclusión de que, en realidad, sí tenemos tiempo. La cuestión está en cómo gestionarlo. Y todos somos capaces de mejorar para lograr que los días nos “cundan” mucho más.

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